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13.11.2020

Datenkonsolidierung im Travel Management

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Konsolidierte Daten im Travel Management sind in Zeiten von Corona und auch danach wichtiger denn je – sowohl aus Sicherheitsgründen als auch als Basis für gute Konditionen.

DTS Bereichsleiter Hans-Jürgen Gutleben zeigt sich überzeugt: "Die Pandemie führt dazu, dass Unternehmen ihr Travel Risk Management wieder deutlich stärken werden". Prozesse schaffen, die das Reisen sicherer machen – das sieht Gutleben auch als Aufgabe der Geschäftsreisebüros von DERPART Travel Service.

Unerlässlich für ein funktionierendes Travel Risk Management jedoch sind Daten, genauer gesagt: möglichst vollständige und konsolidierte Daten. Denn ein permanentes Monitoring aller Geschäftsreisen funktioniert nur, wenn Unternehmen wissen, wo sich ihre Reisenden gerade aufhalten. Genau an dieser Transparenz jedoch mangelt es. Dass es nach wie vor Lücken bei den Geschäftsreisedaten gibt, haben viele Firmen erkannt, als zu Beginn der Pandemie immer mehr Länder ihre Grenzen geschlossen haben und die Reisenden zurückgeholt werden mussten.

Doch weil Mitarbeiter Reiseleistungen außerhalb der Richtlinien gebucht hatten, waren viele Buchungsdaten in dieser kritischen Zeit für die Unternehmen schlicht unsichtbar. Deswegen wussten Firmen oftmals nicht, ob ihre Beschäftigten in einem Land festsaßen, das gerade seine Grenzen komplett dicht gemacht hatte, oder ob sie in einem Risikogebiet waren und daher nach Rückkehr in Quarantäne mussten.

Datenquellen sind sehr unterschiedlich

Doch woher diese Daten nehmen? Wer bereits heute zu mehr als 90 Prozent über nur einen Kanal bucht oder es schafft, alle Online- und Offline-Buchungen beispielsweise über ein Reisebüro von DERPART Travel Service zusammenzuführen, ist deutlich im Vorteil. Alltag ist das aber nicht. In der Regel müssen für die Gewinnung der Daten die unterschiedlichsten Quellen hinzugezogen werden.

Neben der Buchungssoftware oder der firmeninternen Finanzabrechnung gilt dabei vor allem die Kreditkartenabrechnung als zuverlässige Basis. Voraussetzung: Die große Mehrheit der Mitarbeiter setzt ihre Corporate Cards tatsächlich ein. Immer mehr Firmen gehen auch deshalb dazu über, nicht mehr nur Flug, Bahn und Mietwagen zentral zu buchen, sondern ebenso Hotel und Taxifahrten. Das erhöht von vornherein die Transparenz, und die Daten sind unmittelbar verfügbar.

Kreditkartenanbieter liefern Daten

Eine wichtige Hilfe bei der Datenauswertung bieten die Kreditkartenanbieter darüber hinaus mit ihren Reportings. Analyseinstrumente führen hier alle vorhandenen Geschäftsreisedaten zusammen, machen diese in andere Formate exportierbar und messen die Entwicklung anhand der gewünschten Kennzahlen.

Die daraus resultierenden Übersichten dienen natürlich vor allem als Basis, um gute Raten bei Dienstleistern auszuhandeln und so die Kosten zu senken.

Des Weiteren wurden von verschiedenen Dienstleistern diverse Plattformen geschaffen, die sowohl auf interne Quellen wie das Controlling als auch auf die Auswertungen der Leistungsanbieter und Reisebüros zurückgreifen und diese anhand vordefinierter Kennzahlen auswerten.

Die Ausgaben für geschäftlich bedingte Reisen lassen sich nur dann kontrollieren und steuern, wenn sie auch klar messbar sind. Diesbezügliche Hilfestellung können die Reisebüros von DERPART Travel Service jederzeit leisten.

Richtlinientreue schafft Reisekomfort

Zu einer besseren Konsolidierung kann aber auch die Digitalisierung im Business Travel-Segment beitragen. So bieten Geschäftsreisebüro-Ketten längst Apps an, die Geschäftsreisenden das Unterwegssein deutlich erleichtern – vorausgesetzt, sie haben über richtlinienkonforme Kanäle gebucht.

Frisch auf dem Markt ist der von DERPART entwickelte DTS Mobility Manager. Er bietet Business Travellern unabhängig von der genutzten OBE sämtliche Informationen über ihre Reise, gibt Hinweise bei Verspätungen oder Ausfällen, lässt sich mit dem Outlook-Kalender verknüpfen und macht sogar die kurzfristige Hotelbuchung möglich.

Was diese App von manch anderer unterscheidet: Sie ist "mandantenfähig", wie es DERPART Chef Andreas Neumann formuliert. Soll heißen: Jedes Reisebüro kann seine Kunden gesondert mit deren spezifischen Informationen und Bedürfnissen versorgen.

Vor allem für kleine und mittlere Unternehmen, die keine OBE nutzen, können Instrumente wie diese ein Weg sein, wildes Buchen zu verhindern und Daten zu konsolidieren. Statt durch nachträgliche Sanktionierung lässt sich Richtlinientreue herstellen, indem der DTS Mobility Manager das Reisen für die Mitarbeiter einfacher und komfortabler macht. 

 

Quelle: https://www.fvw.de/biztravel/news/datenkonsolidierung-im-travel-management-mehr-mut-zum-lueckenlosen-212865?utm_source=%2Fmeta%2Fnewsletter%2Ffvwammorgen&utm_medium=/fvw%20am%20Morgen/long&utm_campaign=nl2528&utm_term=eb1de34e32fcd0ed872c564c11b86082

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