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30.11.2017

Compliance – Auf Geschäftsreisen anständig bleiben

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Ein Afterwork Drink an der Bar, ein gemeinsames Abendessen oder ein großzügiges Geschenk aus dem Heimatland des Geschäftspartners: Compliance hat viele Formen und beginnt oft früher als man denkt. Vor allem auf Geschäftsreisen verschwimmt die Trennlinie zu einer Grauzone, die Führungskräfte in ernsthafte Bedrängnis bringen kann. Das Dickicht aus Regularien, Gesetzen und Selbstverpflichtungen zu durchdringen, ohne die kulturellen Normen des Gegenübers zu touchieren, gleicht einem Drahtseilakt. Was hilft, ist ein definierter Wertekompass und maximale Transparenz gegenüber seinem Unternehmen.


Worauf Sie bei Geschäftsreisen achten müssen

Neben dem reinen geschäftlichen Zweck dienen Businessreisen häufig der Kontaktpflege. Daher ist es guter Brauch (vor allem bei Auslandsbesuchen) an social gatherings teilzunehmen. Grundsätzlich muss Sie Ihr Arbeitgeber in die Lage versetzen, für alle Kosten der Unterbringung, Verköstigung und des Transports selbst aufzukommen. Eine Kostenübernahme durch den Geschäftspartner ist dann legitim, wenn dies im Vorfeld vertraglich fixiert wurde. Weiterhin gilt: Je weiter sich eine bestimmte Aktivität vom eigentlichen Geschäftsverhältnis entfernt, desto näher rücken Sie an die Compliance. Wenn Sie Yachten vermakeln, wird kaum etwas gegen eine kurze Testfahrt sprechen. Wenn sie jedoch mit Agrargütern handeln, steht die Frage nach der Redlichkeit höchstwahrscheinlich im Raum. Beim Essen und Trinken sollten Sie stets anbieten, selbst zu zahlen. Falls Ihr Gegenüber insistiert, sprechen Sie eine Gegeneinladung im vergleichbaren Rahmen aus. Wichtig ist, dass Sie stets Ihre Unabhängigkeit wahren. – n diesem Fall verpackt in ein freundliches Angebot, bei dem jeder sein Gesicht wahrt.
Soweit so gut. Heikel wird es bei unerwarteten Sachgeschenken. Nun liegt es im Sinne jedes Managers, einen Deal nicht durch Kränkung seines Gegenübers zu gefährden. Wenden Sie sich in solchen Fällen schnellstmöglich an die entsprechende Stelle in Ihrem Unternehmen und stimmen Sie das weitere Vorgehen ab. Sofern Einfuhrzölle anfallen, beispielsweise im Falle einer kostspieligen Uhr, deponieren Sie das Gut bei einem Treuhänder. Behalten Sie stets im Hinterkopf: Nur wenn Sie transparent und zielgerichtet kommunizieren, entziehen Sie sich jeglichem Compliance-Verdacht. Die ethische Verpflichtung zur Rückgabe eines problematischen Geschenks läge dann bei Ihrem Arbeitgeber

 

Zehn Verhaltensregeln zum Thema Compliance auf Geschäftsreisen:

  1. Lesen Sie sich vor der Reise die aktuelle Fassung der internen Compliance-Regelungen durch.
  2. Halten Sie bei Fragen stets Rücksprache mit dem zuständigen Ansprechpartner.
  3. Lassen Sie sich zweifelhafte Programm- bzw. Kostenpunkte Ihrer Reise ggf. schriftlich genehmigen.
  4. Informieren Sie sich im Vorfeld über die Sitten im Kulturkreis Ihres Geschäftspartners, um Kränkungen zu vermeiden.
  5. Bieten Sie als Besucher stets an, die eigenen Kosten während Ihrer Reise selbst zu tragen.
  6. Sprechen Sie bei übernommenen Kosten im Restaurant oder Bar entsprechende Gegeneinladungen aus.
  7. Meiden Sie fremdfinanzierte Aktivitäten, die nichts mit dem Zweck Ihrer Reise zu tun haben.
  8. Gehen Sie den Umweg über Ihre Assistenz, um im Vorfeld compliance-relevante Punkte mit dem Team Ihres Geschäftspartners zu klären. Das belastet Ihre persönliche Bindung nicht.
  9. Melden Sie mitgebrachte Sachgeschenke spätestens bei Rückkehr in Ihr Unternehmen an und erfragen weitere Schritte.
  10. Veranlassen Sie bei untrennbaren Kosten notfalls eine äquivalente Spende an eine karitative Einrichtung.

 

Quelle:
http://www.chefsache-businesstravel.de/2017/10/17/geschaeftsreise-blog-gastbeitrag-compliance-auf-geschaeftsreisen-anstaendig-bleiben/



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