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06.06.2018

10 TIPPS FÜR EIN ERFOLGREICHES MEETING

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 Besprechungen und Sitzungen sind Zeitfresser. Laut einer Analyse des Marktforschungsinstituts Harris gehen wöchentlich rund 4,5 Stunden Arbeitszeit durch unnötige Meetings verloren – bei Führungskräften sind es sogar rund 9,1 Stunden pro Woche. Das entspricht einem verschwendeten Arbeitstag pro Woche. Dennoch genießen persönliche Meetings nach wie vor einen hohen Stellenwert. Die aktuelle DRV Studie „Chefsache Business Travel 2018“ zeigt, dass knapp die Hälfte der Fach- und Führungskräfte davon überzeugt sind, mit persönlichen Treffen rund ein Drittel mehr Umsatz zu erzielen als mit Skype-Meetings. Damit auch Ihr Meeting erfolgreich wird, haben wir zehn Tipps zusammengestellt:

1. Agenda festlegen und Ziele definieren
Sinnlos in Besprechungen verbrachte Zeit ist ein wirtschaftliches Fiasko für jeden Geschäftsmann, denn Zeit ist bekanntlich Geld. Vor jedem Meeting sollte der Verantwortliche deshalb eine genaue Agenda festgelegen, aus der ersichtlich wird, welche Ziele das Treffen verfolgt und wie man sich vorbereiten sollte. So bekommt das Meeting eine klare Struktur, wird effizienter und – bei guter Vorbereitung – auch kürzer.

2. Teilnehmerzahl begrenzen
An einem Meeting sollten nur diejenigen teilnehmen, die inhaltlich zum Thema beitragen können, für die das Thema relevant ist und die auch Entscheidungen treffen können. Dies gilt natürlich auch für virtuelle Meetings. Weil technisch unbegrenzt viele Kollegen teilnehmen könnten, wird hierfür oft im großen Kreis eingeladen, ohne dass die Teilnehmer alle wirklich dabei sein müssten.

3. Moderation und Hierarchie klären
Ob virtuelles, telefonisches oder physisches Meeting: Jede Besprechung muss einen Verantwortlichen haben, der moderiert und die Zusammenkunft organisatorisch leitet. Er oder sie gibt die Struktur vor, klärt den Ablauf und leitet eventuelle Diskussionen, damit das Meeting nicht in ein unkontrolliertes Durcheinander ausartet. Außerdem trägt diese Person die Verantwortung, am Ende der Sitzung Dinge zu beschließen und gegebenenfalls anzuordnen.

4. Morgenstund hat Gold im Mund
Wichtige Meetings sollten im Idealfall morgens stattfinden. Früh am Tag sind die meisten Teilnehmer noch frisch und werden noch nicht aus ihrem Arbeitsfluss herausgerissen. Außerdem ist die Motivation für eine Besprechung, die kurz vor dem Feierabend oder der Mittagspause stattfindet, bei den allermeisten Arbeitnehmern äußerst gering. Bei virtuellen Meetings mit Kollegen aus dem Ausland sollten Sie immer die Zeitverschiebung sowie eventuelle Feiertage in den betreffenden Ländern im Hinterkopf behalten.

5. Fokus auf das Wesentliche
Um die Zeit im Meeting produktiv zu nutzen, sollten Sie sich nicht ablenken lassen. Eine wichtige E-Mail auf dem Handy zu lesen, ist per se in Ordnung. Aber das ganze Postfach abzuarbeiten und am Ende unnötige Nachfragen zu stellen, weil Sie Teile nicht mitbekommen haben, hält dagegen die anderen unnötig auf und zeugt von geringer Wertschätzung. Handy oder Laptop sollten Sie deshalb nur für Notfälle und Drängendes verwenden.

6. (Virtuelle) Raumausstattung
Fehlende Stühle, schlechte Beleuchtung, unzureichende Arbeitsmittel: Die Ausstattung des Konferenzraumes sollte vorab geprüft und gegebenenfalls nachgebessert werden. Die räumlichen und insbesondere die technischen Voraussetzungen sind bei einem virtuellen Meeting noch entscheidender für den Erfolg der Besprechung. Stellen Sie eine stabile Internetverbindung her, wenn Sie von unterwegs an einer Videokonferenz teilnehmen. Auch am Arbeitsplatz sollte eine entsprechende Software installiert sein und regelmäßig auf Updates geprüft werden.

7. Sauerstoff zum Denken
Stickige Luft führt zu Konzentrationsmängeln, Müdigkeit und mindert dadurch Ihr Leistungsvermögen. Äußerst schlechte Voraussetzungen für ein erfolgreiches Meeting. Lüften Sie deshalb den Konferenzraum rund 15 Minuten vor Beginn der Besprechung noch einmal kräftig durch, um ein angenehmes Arbeitsklima zu schaffen. Damit verhindern Sie auch, dass die Fenster während des Meetings geöffnet werden müssen und Lärm von draußen hineindringt.

8. Angemessene Dauer
Einige Unternehmen geben eine Viertelstunde als Richtwert für Besprechungen an. Bei wichtigen Themen reicht diese kurze Zeit höchstwahrscheinlich nicht aus, dennoch sollten Meetings möglichst kurz gehalten werden und nicht länger als eine Stunde dauern. Klären Sie vorab mit allen Teilnehmern die angestrebte Dauer und legen Sie zwischendurch Pausen ein, um kurz zu lüften oder einen Kaffee zu trinken. Denn je länger die Sitzung dauert, desto geringer wird die Konzentration der Teilnehmer.

9. Monologe vermeiden
Ein Kollege, der einen nicht endenden Vortrag hält, lässt die Aufmerksamkeit der restlichen Teilnehmer schlagartig schwinden. In diesem Fall ist es die Aufgabe des Moderators, etwaige Monologe zu vermeiden, indem die Sprechzeit begrenzt und gleichzeitig Diskussionen angeregt werden, damit es zum produktiven Austausch zwischen den Kollegen kommen kann.

10. Ergebnisse festhalten
Das Meeting ist vorbei, alle kehren an ihren Platz zurück – und das Besprochene gerät in Vergessenheit. Damit werden Besprechungen nutzlos. Halten Sie die Ergebnisse fest und schicken diese im Anschluss an die Sitzung per E-Mail an alle Teilnehmer. Dadurch wird sichergestellt, dass alle die wichtigsten Informationen erhalten haben. Im Idealfall werden auch gleich nächste Schritte und Aufgaben verteilt.


Quelle: http://www.chefsache-businesstravel.de/2018/05/23/geschaeftsreiseblog-10-tipps-fuer-ein-erfolgreiches-meeting/ 

 

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